【仕事術】調べ物をするときのたった5つのコツ

最近調査を頼まれることが多くなってきたので、個人的に上手くハマったなーと思った進め方をメモしてみます。調べる前の準備というところがメインのはなしです。学生時代に気づけていたら良かったなぁ。。。と後悔しています。

①スマホ、パソコンを放り投げる！

それでは調べ物をしましょう！となった時にまず何をしますか？

スマホやパソコンを立ち上げ、Googleの検索バーに調べたい単語を打ち込みますか？

ちょっと待ってください。

経験上いきなり調べると無限に時間がかかる上に興味が別の方に流れていってしまいます。

気付いたら、あれ？何がしたかったんだっけ？となり、時間だけが立っていて調べたいことが全然調べられていないという悲惨な結果に。。。

発達したテクノロジーのお陰ですぐ調べられるという便利さが返って仇になってしまいます。

私は良くやりがちで、だらだらとしたネットサーフィンになってしまうことが多いです。

まずは調べる前にはパソコンを閉じて紙のノートを広げる事をお勧めします。

余計な情報をシャットアウトしましょう。

②言いたいことを決める

それでは紙の上で何をするのでしょうか。

まずは、調査のメッセージを決めます。

調査のメッセージとは結論としてこういうことが言いたいということです。

例えば弊社の製品は他社に比べて利便性が優れているんですよ。

食事に行く時のお店はイタリアンがいいのではないでしょうか。

などです。

先に結論を決めておくのですが、これは最終的に調査後に結論が変わってしまっても大丈夫です。

まずは仮説でも問題ありません

最後に結論が変わるだけだからです。

「元々はこっちがいいと思っていたけど、実はこっちの方が良かった」と言うメッセージになります。

また、誰に伝えるメッセージなのか、いつ伝えるメッセージなのかによって変わってきますので伝える相手を具体的にイメージできるとなお良いです。

例えば製品の比較を調べる場合は営業担当に伝えて顧客に紹介してもらうためと新入社員に製品の良さを知ってもらうためとでは大きく伝えたい内容が異なりますし、ご飯に行くお店を調べる場合は友達と行くのか恋人と行くのか、毎月恒例の飲み会で行くのか記念日に行くのかによってどこがいいかのメッセージが違ってきます。

どんなシーンで誰に伝えるメッセージなのかを明確にします。

③説得力を持たせるための項目を考える

まだスマホやパソコンは登場しません。

次にやることはどんな要素があればメッセージを受け取った人が「そうだよね」と納得してくれるか予想することです。

なぜならば、ただただ何となく次のデートで行くお店はイタリアンがベストである！と結論を出しても、何も知らない人は「なんでだろう？」と思ってしまうからです。

なぜ、イタリアンがいいのだろうか、どうしたらイタリアンが良いと言えるのだろうかの観点を考えてみます。

細かい観点の洗い出し方は省きますが、ロジックツリーで問いの構造をブレイクダウンして行くことがオススメです。

例えばデートで行くお店というのをテーマに関わる要素を考えると、

デートといえば移動する→立地が関係する＝家と店や駅と店の距離というものが要素になります。

また、お店をイメージするとお店は

屋根や、外装など建物の構成要素がある→それぞれの綺麗さ＝外装の綺麗さというものが要素になりそうなどです。

このようにして関係するものを洗い出していきます。

このタイミングで何を調べるかの方針はほぼ決まります。

複数人で作業する場合はここで一旦認識を合わせておくといいと思います。

大体ここまでで10分あればできるレベルですので、方針がずれて手戻りがあったとしても被害が小さくてすみます。

時間をかけて作り込んだあとに方針レベルでひっくり返えされるとストレスが2倍以上に感じてしまうことがあります。

手戻りを少なくするためにもサクッと案を出してサクッと議題にのっけます。

そして、この時チームに問いかける言葉は他の項目は無いかです。

④アウトプットイメージを作る

項目を洗い出せたなら、それらを元にアウトプットのイメージを組み立てます。

ここでもまだ、PCやスマホは置いておきます。あくまでも紙の上でペンを使ってイメージを作っていきます。

PCやスマホでアウトプットイメージを作ろうとすると、レイアウトなどに気を取られてなかなか先に進まなかったりするからです。

特に、色や文字のフォントサイズ、図形の形などは好き嫌いのところが大きいので、余計なところに気を取られないように使うのは紙とペンでペン一色で十分です。

アウトプットイメージで一番シンプルなのが2次元の表です。

先ほど洗い出した項目を横に並べるだけで比較の表になるからです。

⑤イメージの穴を埋めていく

ここまでできたらいよいよPCとスマホの登場です。

④で出来上がったアウトプットイメージで埋まっていない項目を埋めるだけです。

こうすることで調べる対象を絞り、途中で横道にそれても帰ってきやすくなります。

また、埋める内容は客観的データが望ましいです。

なぜならば数値などであれば順位づけをすることができるからです。

家からの近さであればGoogle Mapなどで検索すればすぐに何km離れているかわかります。

このように検索をして、アウトプットの内容が埋まれば完成です。

後は最初に決めた言いたいことに沿っているかを確認するだけです。

まとめ

以上が、調べ物をするときのたった5つのコツになります。

いきなりggrのではなく、何が言えたらゴールなのかを決めて、要素を洗い出したりアウトプットを先に決めることで、調べるべき内容がブレイクダウンされてより具体的になっていきます。

その結果、私はだらだら調べ物をすることが減りました。

他の人に調査依頼をするときも、ざっくりとこれについて調べておいてと言うのではなく、これとこれを埋めてください。

というようになったので、結果を見て「なんか違うような気がする。。。」ということが減るといういい効果も生まれています。